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文書管理サービスd-img

膨大な書類を電子化・保管し、
文書管理の負担を軽減

文書管理サービス「d-img」は、「文書の保管場所がない」「書類を効率よく探したい」「支店間の情報共有を図りたい」といったお客様のご要望にお応えできるサービスです。 文書管理サービス「d-img」を導入すれば、書類を発送するだけでパソコン端末による閲覧が可能になります。メディアテックでは、お預かりした書類の電子化・登録業務から原本の保管業務の全てを請負います。 大和ハウス工業の約45万戸に及ぶ戸建て・集合住宅施工図面を一元管理している実績があります。

メディアテックの文書管理サービス
d-img の特長

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    書類やデータの情報管理

    電子化施設(ECMセンター)を自社内で運用し、建築図面や契約書、人事関連書類といった重要書類を電子化し情報管理を行います。原本は提携書庫にて保管し、必要時には取り出しが可能です。

    ※ECMセンター:企業・組織が保有する文書やコンテンツを統合的に登録・保管・活用する施設。

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    システム導入による一元管理

    「書類がいつ保管されたのか」「誰が閲覧したのか」「書類が存在するのか」「書類の未返却はないか」など書類の状況や履歴が明確に分かるように一元管理します。企業のコンプライアンス・BCPを支援します。

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    業務効率化につながる検索性

    パソコンから簡単に検索・閲覧できる仕組みになっているため、いつでも、どこでも、ほしい時にすぐに取り出すことが可能です。管理・運用のすべての面で効率化を実現し、業務をスピードアップできます。

原本は倉庫の保管、内容はいつでもデータを共有できます

d-img 概要図
d-img 概要図

ご利用シーン

ご利用例1

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  • 契約書や人事関連書類の保管場所に困っている。
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  • 管理したい書類を発送するだけで、電子化・登録業務から保管管理業務まで、すべての業務を当社が請け負います。
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pointセキュアな保管体制を構築し、必要なときに必要な情報へ効率よくアクセス!

コピーなどの配布費、書類を探すなどの検索費(人件費)、キャビネットなどの保管維持費、書類の検索閲覧、保管状況の確認・入出庫指示の一元化をすることで、重要書類の紛失リスクを回避し、コスト軽減できます。

ご利用例2

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  • 住宅や建築建物に関わるすべての書類を一元管理したい。
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  • 15年以上の運用実績で培ったノウハウで、商談時から契約・引き渡し・アフターまで長期にわたって発生する文書管理の技術を提供します。
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point建物履歴を管理・活用することで、不動産資産価値が向上

建築士法で定められている設計図書の15年保管義務や、建設業法で定められている完成図の10年保管義務などに対する法令順守が遂行できます。さらに、当社の文書管理システムは、長期優良住宅の認定に必要とされる「住宅履歴情報の蓄積・活用の指針」に則したシステムとして、国土交通省に登録されています。

作業工程

様々な書類(契約書等)をシステムにて一元管理します。原本もメディアテックを経由して外部倉庫へ保管されます。

書類到着から電子化・保管までの流れ

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    ①書類到着※当日中に受付
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    ②受付作業
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    ③仕分け後の管理※2日程で倉庫へ発送
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    ④電子化
    (書類スキャン)

<②受付作業の流れ>

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    (1)到着書類の確認
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    (2)書類内容の照合
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    (3)バーコード読込
    (システム到着)
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    (4)バーコード張り
    (管理用)
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    (5)受付終了
    (受付完了印を押印)

  • 倉庫保管準備
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    ⑤倉庫発送準備
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    ⑥書類の保管
    (バーコード管理)
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    ⑦バーコード読み込み
    (倉庫発送用)

関連サービス

  • 透かし機能

    閲覧者のIDや閲覧時刻がPDFに透かしで入る機能です。安易に印刷や持ち出されたくないデータを使用する場合におすすめです。

  • デジタルマイクロフィルム保管

    長期保管でも消失リスクがほとんどない、デジタルマイクロフィルムによる保管サービスです。10年以上の長期保管が必要書類は電子文書では消失リスクが高いため、書類の重要度に応じて二重化やバックアップなどの保管方法も提供しています。

  • f-img

    画像やファイルなどの電子データ管理に特化したサービスが「f-img」です。遠隔地でのコンテンツの共有を実現し、検索時間を軽減します。
    既に多くの画像やファイルをお預かりしており、活用・連携等のデータベースとしてご利用いただいております。
    文書管理サービス「d-img」の試行版としても利用していただけます。

お客様の声

大和情報サービス株式会社

大和情報サービス株式会社は、大和ハウス工業の流通店舗事業における土地活用の未来を見据え、新しい土地活用方式である「DISシステム」事業を中心に、コンビニエンスストアから大型ショッピングセンターまで、商業施設の賃貸・転貸および施設運営を展開されています。「d-img」を導入することで、今まで手作業で行っていた施設運営での賃貸・転貸における契約書等の紙ベースの書類管理や、取り扱い難い機密書類の倉庫管理をデータベースで管理。企業の機動力となる本社と十数ヶ所の拠点をつなぐシステムとして構築し、業務効率化を実現されました。

不動産業務部 次長 大場様
不動産業務部 次長 大場様

Q1. 導入して、実際に使用した感想は?

導入当初は、自社内のネットワーク状況やサーバダウン発生時にハード面での心配もありました。しかし、自社からメディアテック内サーバにもアクセスできるようになっていたため、データのバックアップ面でも安定した運用ができました。
今年で、導入して10年以上になりますが、直観的な操作とシンプルな運用で、業務の効率化を図りながら、順調に運用できる安心感がありますね。丁寧なサポート体制もあり、社内の反応は導入当初から好評でした。今では社内業務のスムーズな運用に、なくてはならないシステムとなっています。

Q2. 他には、どんなメリットがありましたか?

●運用面でのリスクも軽減

倉庫会社に書類の保管を依頼すると、通常は段ボールで保管することになります。しかし「d-img」なら原本管理(個人情報等の機密書類)など、書類毎の管理まで代行してくれるため、「書類を倉庫に入れて終わり」ではなく、「欲しい書類を欲しい時に取り出せる管理体制」が確保できます。現場任せの拠点間のやり取りをスムーズにし、導入前には回避しづらかった運用面でのリスクも軽減できました。

●情報を守るセキュリティ体制

担当者ベースで書類のやり取りを共有し、現場間で起こりがちな「送った、送られていない」などのトラブルを事前に防ぐことができます。または個人情報の閲覧に対して利用者を限定し、社内でルール化することで作業の効率化を図るなど、「どこから、いつアクセスしたのか」といったログ・アクセス解析などの閲覧状況が確認可能なため、安全な運用が行えます。